Kako uvesti novog radnika u posao: plan za prvu sedmicu

Plan o tome kako uvesti novog radnika u posao treba obuhvatiti pripremljeno radno mjesto, jednu osobu za podršku, jasne upute i postepeno preuzimanje zadataka. Tokom prve sedmice provjeravajte šta je razumio, pokažite kako se procjenjuje tačnost rada i dogovorite naredne korake učenja.

Prihvatanje ponude nije kraj postupka zapošljavanja. Novi zaposlenik tek treba upoznati ljude, prostor, opremu i način na koji firma organizuje posao. Čak i kada ima iskustvo, ne može unaprijed znati vaše interne postupke.

Zato jednostavan plan pripremite prije njegovog dolaska. Nije vam potreban obiman priručnik, ali trebate znati ko ga dočekuje, šta mu pokazuje i koje zadatke može preuzeti.

Prije dolaska pripremite ljude, prostor i informacije

Novi zaposlenik ne bi trebao prvi dan provesti čekajući da neko pronađe radnu opremu ili odluči kome će se javiti.

Pripremu prilagodite poziciji. Za administrativni posao to mogu biti računar, pristupi i radne upute. Za rad u prodavnici potrebni su upoznavanje s prostorom, opremom i postupcima. U proizvodnji plan mora pratiti zahtjeve konkretnog radnog mjesta i predviđenu obuku.

Prije dolaska provjerite:

• zna li zaposlenik kada i gdje dolazi;
• ima li ime i kontakt osobe koja ga dočekuje;
• jesu li potrebna oprema i radni materijali spremni;
• zna li tim ko dolazi i koje zadatke preuzima;
• ko vodi početno uvođenje;
• koje pripreme trebaju završiti odgovorne osobe u firmi.

Pošaljite kratku poruku s potvrdom dolaska. Navedite adresu, vrijeme, kontakt i ono što osoba treba ponijeti.

Odredite jednu osobu za početnu podršku

Novi radnik treba znati kome postavlja pitanja i ko provjerava njegov rad. To može biti neposredni rukovodilac, iskusan kolega ili vlasnik male firme.

Nije dovoljno reći: „Pitajte bilo koga ako nešto treba.“ Kada više ljudi daje različite upute, zaposlenik teško može procijeniti koji postupak treba slijediti.

Osigurajte vrijeme za objašnjavanje

Osoba zadužena za podršku treba imati prostor da pokaže zadatak, prati pokušaj i odgovori na pitanja. Ako istovremeno mora neprekidno obavljati puni obim drugih poslova, uvođenje će zavisiti od slučajnih slobodnih trenutaka.

Dogovorite i zamjenu za vrijeme njenog odsustva.

Razjasnite način postupanja kod nedoumice

Objasnite kome se zaposlenik javlja kada ne razumije uputu, primijeti odstupanje ili ne može završiti zadatak.

Poruka treba biti praktična:

„Ako niste sigurni u ovaj korak, provjerite s [osoba] prije nastavka.“

Tako postavljate jasan način rada umjesto očekivanja da početnik sam procijeni svaku situaciju.

Prvog dana pokažite kako firma funkcioniše

Prvi dan posvetite osnovnoj orijentaciji i ograničenom broju zadataka. Velika količina informacija odjednom otežava pamćenje, posebno kada zaposlenik još ne poznaje prostor i kolege.

Predstavite:

• članove tima i njihove uloge;
• radni prostor i mjesta važna za posao;
• raspored rada i pauza;
• način prijavljivanja dolaska, odsustva i problema;
• zadatke koje osoba počinje učiti;
• upute i postupke relevantne za radno mjesto.

Potrebno osposobljavanje i upute za korištenje opreme organizujte kroz osobe odgovorne za to područje. Plan prve sedmice prilagodite tim zahtjevima.

Povežite očekivanja s konkretnim zadatkom

Umjesto „očekujemo da se brzo uklopite“, objasnite šta osoba treba savladati u početnoj fazi.

Na primjer:

„Prvo ćemo proći prijem narudžbe i provjeru podataka. Zatim ćete nekoliko primjera obraditi uz podršku, a prije samostalnog rada zajedno ćemo pregledati postupak.“

Takvo objašnjenje pokazuje redoslijed učenja i način provjere.

Zadatke uvodite postepeno

Za svaki važan zadatak koristite jednostavan redoslijed: objasnite, pokažite, omogućite pokušaj i provjerite razumijevanje.

Samo posmatranje iskusnog kolege ne potvrđuje da je osoba spremna za samostalan rad. Nakon demonstracije zamolite je da, kada je primjereno, pokaže postupak ili svojim riječima objasni naredne korake.

Provjerite zna li:

• šta treba uraditi;
• kojim redoslijedom;
• kako prepoznati tačan rezultat;
• koje greške treba pratiti;
• kada treba zatražiti podršku.

Ako postoji kratka pisana uputa ili kontrolna lista, pokažite gdje se nalazi. Upute održavajte usklađenim sa stvarnim postupkom.

Plan prve sedmice: kako uvesti novog radnika u posao

Sljedeći primjer odnosi se na administrativnog radnika koji obrađuje narudžbe. Plan je ilustrativan i treba ga prilagoditi složenosti posla i prethodnom znanju osobe.

• Prvi dan: Upoznavanje tima, programa i toka narudžbe. Provjera: Zaposlenik objašnjava osnovne korake i zna kome se javlja
• Drugi dan: Praćenje obrade nekoliko primjera. Provjera: Prepoznaje potrebne podatke i mjesta provjere
• Treći dan: Obrada jednostavnih primjera uz podršku. Provjera: Zajednički pregled unosa i ispravki
• Četvrti dan: Ponavljanje zadataka i upoznavanje izuzetaka. Provjera: Prepoznaje kada treba zatražiti pomoć
• Peti dan: Pregled savladanog i dogovor nastavka. Provjera: Utvrđeno šta može raditi i šta još treba učiti

Ovaj raspored nije obavezan rok za osamostaljivanje. Nekoj osobi ili poziciji treba više vremena. Naredne zadatke uvodite prema pokazanoj spremnosti, a ne samo prema broju proteklih dana.

Dajte kratku i konkretnu povratnu informaciju

Tokom prve sedmice odvojite vrijeme za pregled rada. Ne čekajte da se nekoliko nejasnoća pretvori u ponovljene greške.

Umjesto „morate biti pažljiviji“, navedite šta treba promijeniti:

„Podaci o kupcu su tačno uneseni. Prije potvrde narudžbe provjerite i količinu prema izvornom zahtjevu.“

Prepoznajte i ono što osoba radi dobro. Tako zna koje postupke treba nastaviti primjenjivati.

Na kraju sedmice pitajte:

• Koji su vam zadaci jasni?
• Gdje vam je još potrebna podrška?
• Jeste li dobili različite upute za isti postupak?
• Nedostaje li vam oprema, pristup ili informacija?
• Šta trebamo ponovo proći?

Odgovore pretvorite u konkretan plan za naredni period.

Provjerite podudaraju li se posao i obećana ponuda

Uvođenje je prilika da provjerite odgovara li stvarni posao onome što je predstavljeno tokom zapošljavanja.

Ako ste kroz oglas na ZIP.ba najavili obuku, poznat raspored ili određenu vrstu zadataka, organizacija rada treba pratiti te informacije. Svaku potrebnu promjenu objasnite i razjasnite sa zaposlenikom.

Pri planiranju narednog konkursa uskladite početak kampanje, očekivani datum dolaska i kapacitet za obuku. Dok razmatrate objavu i medijsku promociju radnog mjesta, odredite i ko će novoj osobi posvetiti vrijeme nakon zapošljavanja.

Kontrolna lista za prvu sedmicu

• Potvrdili smo vrijeme, lokaciju i kontakt za dolazak.
• Pripremili smo opremu, materijale i potrebne pristupe.
• Odredili smo osobu za podršku i zamjenu.
• Predstavili smo tim i osnovnu organizaciju rada.
• Proveli smo predviđene upute i obuku za početne zadatke.
• Provjerili smo razumijevanje kroz primjeren pokušaj rada.
• Dali smo konkretnu povratnu informaciju.
• Dogovorili smo šta slijedi u narednom periodu.

Prije dolaska narednog zaposlenika napišite plan na jednoj stranici. Navedite početne zadatke, odgovorne osobe i način provjere, pa ga prilagođavajte onome što zaposlenik tokom rada pokaže.