Kako zaposliti radnika kada firma nema HR službu

Ako se pitate kako zaposliti radnika kada firma nema HR službu, zapošljavanje organizujte kroz jasan oglas, jednu kontakt-osobu, zajedničku evidenciju prijava, kratak telefonski razgovor i intervju. Kandidate uporedite prema unaprijed određenim zahtjevima posla i svima pravovremeno javite ishod.

Problem nastaje kada prijave stižu na različite adrese, razgovori se vode bez pripreme, a kandidatima niko ne javlja šta slijedi. Vlasnik tada troši vrijeme na ponovljene pozive i teško upoređuje osobe s kojima je razgovarao.

Ovaj vodič objašnjava kako zaposliti radnika kada firma nema HR službu, kroz jednostavan postupak od pripreme oglasa do odgovora kandidatima. Fokus je na pronalasku i izboru osobe; nakon prihvatanja ponude, potrebnu dokumentaciju i formalnosti koordinirajte s osobom koja u firmi vodi te poslove.

1. Pripremite kratak opis radnog mjesta

Prije objave zapišite šta će novi zaposlenik raditi i šta mu možete ponuditi. U maloj firmi jedna osoba ponekad obavlja više povezanih zadataka, pa ih treba jasno predstaviti.

Umjesto „potreban radnik za rad u firmi“, navedite glavne aktivnosti: prijem robe, pripremu narudžbi, komunikaciju s kupcima ili vođenje određene evidencije.

Pripremite odgovore na sljedeća pitanja:

• Koji su najvažniji zadaci?
• Koja znanja osoba mora imati pri dolasku?
• Šta može naučiti uz obuku?
• Gdje radi i prema kojem rasporedu?
• Koju platu i druge uslove nudite?
• Kada vam je potreban početak rada?
• Ko će je uvesti u posao?

Ako posao već obavlja neko od zaposlenika, provjerite s njim odgovara li opis stvarnim zadacima. Tako ćete lakše izbjeći zahtjeve koji nisu potrebni ili obaveze koje ste zaboravili navesti.

2. Napišite oglas i odredite jednu kontakt-osobu

Oglas treba sadržavati naziv pozicije, lokaciju, glavne zadatke, obavezne uslove, ponuđene pogodnosti i način prijave.

Ne morate pisati dugo predstavljanje firme. Kandidatu je korisnije da sazna kako izgleda posao nego da čita opće tvrdnje o uspješnom poslovanju.

Za osnovni pregled načina na koji su predstavljene različite pozicije možete pogledati aktuelne oglase za posao na ZIP.ba. Tuđe formulacije nemojte preuzimati bez provjere odgovaraju li vašem radnom mjestu.

Ko prati prijave?

Odredite jednu osobu koja:

• pregledava pristigle prijave;
• odgovara na pitanja;
• dogovara razgovore;
• ažurira evidenciju;
• obavještava kandidate o narednom koraku.

To može biti vlasnik, voditelj poslovnice ili drugi zaposlenik kojem ste za taj posao osigurali vrijeme. Dogovorite i zamjenu za vrijeme odsustva.

Ako više kolega učestvuje u izboru, svi trebaju znati ko komunicira s kandidatima. Tako ćete izbjeći dvostruke pozive i različite informacije o istom poslu.

Gdje predstaviti konkurs?

Birajte kanale prema poziciji i lokaciji. Za posao koji zahtijeva svakodnevni dolazak razmotrite i lokalnu promociju, posebno u okolnim mjestima iz kojih je putovanje izvedivo.

Ako nemate osobu koja može zasebno dogovarati objave u više medija, pogledajte mogućnosti objave i promocije za poslodavce. ZIP.ba povezuje platformu za zapošljavanje s medijskom mrežom TNT Grupacije, a konkretni kanali i područje promocije zavise od odabranog paketa.

3. Vodite evidenciju na jednom mjestu

Za početak vam je dovoljna jednostavna tabela. Njena svrha je da znate kome ste odgovorili, šta ste saznali i koji je naredni korak.

Koristite ove kolone:

• Kandidat i kontakt: Ime, telefon ili e-mail
• Relevantno iskustvo: Kratak opis povezan s pozicijom
• Obavezni uslovi: Ispunjava, ne ispunjava ili treba provjeriti
• Status: Nova prijava, poziv, intervju, ponuda, završen postupak
• Naredni korak: Konkretna aktivnost i dogovoreni datum
• Napomena: Činjenice važne za odluku

Bilješke pišite konkretno. „Radio na prijemu robe i koristio skladišni program“ korisnije je od „djeluje dobro“.

Prijave pristigle telefonom, e-mailom ili drugim dogovorenim putem unesite u istu evidenciju. Pristup omogućite osobama koje učestvuju u izboru, kako se podaci ne bi nepotrebno prosljeđivali.

4. Obavite kratak telefonski razgovor

Prvi poziv koristite da provjerite osnovno podudaranje prije dužeg intervjua. Na početku se predstavite, navedite povod i provjerite odgovara li osobi da razgovara.

Možete pripremiti razgovor od približno deset minuta, uz pitanja:

1. Koje ste poslove povezane s ovom pozicijom ranije obavljali?
2. Odgovaraju li vam navedena lokacija i raspored?
3. Jesu li vam ponuđeni uslovi jasni?
4. Kada biste mogli početi raditi?
5. Šta biste željeli dodatno provjeriti?

Ako plata nije navedena u oglasu, razjasnite okvir prije dogovaranja dolaska. Tako obje strane mogu procijeniti ima li smisla nastaviti.

Nemojte telefonskim razgovorom pokušavati provjeriti svaku vještinu. Zabilježite ono što treba detaljnije obraditi na intervjuu i dogovorite naredni korak.

5. Pripremite intervju i jednostavne kriterije

Za sve kandidate pripremite ista osnovna pitanja povezana s radnim mjestom. Dodatna pitanja prilagodite njihovim odgovorima i iskustvu.

Tražite konkretne primjere: kako su rješavali određeni zadatak, koju su opremu koristili ili kako su provjeravali tačnost rada. Kandidatima bez iskustva omogućite da opišu relevantne školske, praktične ili druge zadatke.

Kako uporediti kandidate

Prije intervjua odaberite nekoliko kriterija. Sljedeća tabela je primjer koji treba prilagoditi poziciji:

• Potrebna znanja: Može li osoba obavljati ključne zadatke ili savladati predviđenu obuku?
• Relevantno iskustvo: Koje je slične zadatke već obavljala?
• Razumijevanje posla: Razumije li odgovornosti i način rada?
• Dostupnost: Odgovaraju li joj lokacija, raspored i očekivani početak?
• Podudaranje očekivanja: Postoji li dogovor oko plate i drugih uslova?

Za svaki kriterij možete koristiti oznake: potvrđeno, potrebna dodatna provjera ili ne odgovara zahtjevu. Uz oznaku napišite kratko obrazloženje.

Obavezne uslove provjeravajte zasebno. Dobar opći utisak ne nadoknađuje nedostatak kvalifikacije bez koje osoba ne može obavljati posao. Istovremeno, nemojte iskustvo tretirati kao presudno ako ste oglasom ponudili obuku početnicima.

6. Donesite odluku i javite ishod

Nakon razgovora uporedite zabilježene odgovore s unaprijed dogovorenim kriterijima. Ako nešto nedostaje, postavite dodatno pitanje prije odluke.

Izabranoj osobi jasno predstavite ponudu i potvrdite zadatke, platu, raspored, lokaciju i predloženi datum početka. Dogovorite do kada očekujete odgovor.

Ostalim kandidatima javite ishod, posebno ako su izdvojili vrijeme za intervju. Poruka može biti kratka:

„Hvala vam na vremenu i razgovoru za poziciju [naziv]. Za ovo radno mjesto odabrali smo drugog kandidata. Zahvaljujemo na interesovanju za našu firmu.“

Ako postupak traje duže od najavljenog, pošaljite obavijest s novim rokom koji možete ispoštovati.

Kontrolna lista: kako zaposliti radnika bez HR službe

• Definisali smo zadatke i obavezne uslove.
• Potvrdili smo platu, raspored i mjesto rada.
• Pripremili smo jasan oglas i način prijave.
• Odredili smo kontakt-osobu i zamjenu.
• Sve prijave vodimo u jednoj evidenciji.
• Pripremili smo pitanja za početni poziv.
• Dogovorili smo kriterije za poređenje kandidata.
• Kandidatima smo objasnili naredne korake.
• Odabranoj osobi šaljemo jasnu ponudu.
• Ostalim učesnicima javljamo ishod.
• Znamo ko priprema dolazak i uvođenje u posao.

Prije objave narednog konkursa odredite kontakt-osobu i pripremite evidenciju. To su dva jednostavna koraka koja će vam pomoći da prijave, razgovore i odluke držite pod kontrolom i bez posebne HR službe.